Les assemblées générales annuelles sont le moment de l’année où les organismes élisent leur conseil d’administration. Le consultant — et ancien directeur général de l’Association franco-yukonnaise (AFY), Pierre Bourbeau — démystifie l’importance de cet organe, essentiel au bon fonctionnement d’une organisation.
Assemblée générale de l’AFY en 2018.
Photo : archives AB
Au mois de septembre, trois des organismes franco-yukonnais tiendront leur assemblée générale annuelle (AGA). La Garderie du petit cheval blanc invite les parents le 19 septembre prochain à l’École Émilie-Tremblay (à 18 h), et l’Association franco-yukonnaise (AFY) convie la communauté le samedi 21 septembre au Centre récréatif du Mont Mc-Intyre (de 10 h à 14 h 30). Pour la Commission scolaire francophone du Yukon, cette réunion aura lieu le 26 septembre.
S’impliquer dans un conseil d’administration signifie prendre des responsabilités. Il est important de prendre le temps de saisir les portées d’une telle décision avant de se présenter en élection, ou bien de faire le choix de ne pas s’impliquer.
« Un conseil d’administration, c’est comme un chien de garde. » La comparaison utilisée par Pierre Bourbeau, consultant pour la firme de planification stratégique et en développement organisationnel Discitus, et également ancien directeur général de l’AFY, illustre la mission fondamentale de ce comité organisationnel. « C’est pour s’assurer que les organismes gardent une bonne crédibilité en plus de garantir leur pérennité. »
Cependant, la liste des tâches d’un CA ne s’arrête pas à montrer les crocs et faire survivre un organisme. « C’est important d’avoir un CA qui comprend bien son rôle », renchérit M. Bourbeau. « Sa grande responsabilité, c’est d’encadrer le fonctionnement […] dans l’optique de laisser l’opérationnel aux employés. »
Un rôle à ne pas confondre
Il est impératif, selon Pierre Bourbeau, que les personnes désirant s’impliquer dans un conseil d’administration réalisent la distinction entre la gouvernance et l’opérationnel.
« La gouvernance te demande de partager des visions stratégiques, de vouloir commenter des politiques pour s’assurer qu’elles encadrent bien le travail de tout le monde, d’être capable de contester le budget et les rapports financiers pour s’assurer que tout est en ordre et de contester aussi les rapports soumis par la direction générale (DG) pour être capable de bien vérifier qu’on chemine vers l’atteinte des résultats », indique Pierre Bourbeau.
À l’inverse, l’opérationnel se qualifie de bénévolat actif. Par exemple, en faisant partie d’un comité opérationnel pour organiser une activité de l’organisme ou en s’y impliquant tout simplement.
Plus simplement, le CA présente des cibles à atteindre à la direction générale. C’est ensuite à elle de s’assurer de l’atteinte de ces objectifs par l’entremise de comités opérationnels. M. Bourbeau donne un exemple : « Le CA peut constater un manque de participation des 18 à 25 ans aux activités de l’organisme. La direction générale, quant à elle, doit ensuite mettre en action des mesures pour répondre à cette stratégie par l’entremise de ses comités et de ses employés. »
Ce schisme entre l’opérationnel et l’organisationnel est crucial pour la santé de l’entreprise. « On veut éviter qu’un CA se retrouve dans la cuisine, dans la poutine », explique Pierre Bourbeau. « Tu ne te comportes plus comme un membre du CA quand tu commences à faire de l’ingérence dans les activités des employés ou de la direction générale. »
Un défi pour les communautés de petite taille
Pour les communautés de plus petite taille, comme au Yukon, il est encore plus important de comprendre cette distinction. « Il arrive qu’on doive porter plus d’un chapeau au Yukon », soulève Pierre Bourbeau.
« Au Yukon, une personne peut participer à un comité opérationnel en plus d’être membre de CA. Il faut se discipliner à ne pas amener les discussions du comité au CA », commente l’ancien directeur général de la Fédération culturelle canadienne-française. Il met aussi en garde les CA qui doivent assurer un rôle opérationnel, en plus de l’organisationnel. « Il faut avoir un ordre du jour clair pour vraiment faire une séparation entre la gouvernance et l’opérationnel. »
Il conseille aussi aux personnes qui s’impliquent dans les comités d’administration de différents organismes de faire preuve d’« une sensibilité pour ne pas venir tirer la couverture d’un autre organisme où je siège ».
Siéger à un CA, « c’est un peu d’être à 15 000 pieds dans les airs. Tu surveilles en hauteur le fonctionnement et tu laisses la direction générale avec les employés faire ce qui est à faire dans le contexte qu’elle doit respecter les politiques qui sont décidées par le CA », conclut Pierre Bourbeau.
Pour l’AFY, les postes de la présidence du CA ainsi que trois postes d’administrateur ou administratrice seront ouverts. Les postes à élire pour la Garderie du petit cheval blanc sont la présidence, la trésorerie ainsi que deux sièges de conseiller ou conseillère.
